Audyt dokumentacji
Dokładna analiza obecnego stanu obiegu dokumentów w Twojej firmie. Identyfikujemy wąskie gardła, zbędne procesy i obszary wymagające usprawnienia.
Audyt obejmuje przegląd wszystkich typów dokumentów — od faktur i umów po dokumentację wewnętrzną i korespondencję. Na zakończenie otrzymujesz szczegółowy raport z konkretnymi rekomendacjami.
- Mapowanie procesów dokumentacyjnych
- Analiza czasu przetwarzania dokumentów
- Identyfikacja ryzyk i niezgodności
- Raport z priorytetyzowanymi rekomendacjami
- Konsultacja podsumowująca
Wdrożenie systemu obiegu dokumentów
Pełne wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, dostosowanego do specyfiki Twojej organizacji. Od projektowania procesów po uruchomienie produkcyjne.
Współpracujemy z wiodącymi dostawcami oprogramowania, ale także proponujemy rozwiązania autorskie dla firm o specyficznych wymaganiach.
- Projekt architektury systemu
- Konfiguracja workflow i uprawnień
- Integracja z istniejącymi systemami
- Migracja danych z obecnych źródeł
- Szkolenie administratorów
- Wsparcie po uruchomieniu
Szkolenia dla pracowników
Praktyczne warsztaty dla zespołów pracujących z dokumentami. Uczymy efektywnego korzystania z systemów elektronicznych i dobrych praktyk organizacyjnych.
Szkolenia prowadzimy zarówno dla użytkowników końcowych, jak i dla administratorów systemów. Każdy program dostosowujemy do poziomu uczestników.
- Szkolenia stacjonarne i zdalne
- Materiały dla uczestników
- Ćwiczenia praktyczne na rzeczywistych scenariuszach
- Certyfikat ukończenia
- Wsparcie po szkoleniu
Digitalizacja archiwum
Przekształcenie dokumentacji papierowej w uporządkowane archiwum cyfrowe. Skanowanie, indeksowanie i katalogowanie zgodnie z przyjętą strukturą.
Zajmujemy się zarówno bieżącą dokumentacją, jak i archiwum historycznym. Gwarantujemy poufność i bezpieczeństwo powierzonych materiałów.
- Skanowanie dokumentów w wysokiej jakości
- Rozpoznawanie tekstu (OCR)
- Katalogowanie według ustalonych kryteriów
- Import do systemu elektronicznego
- Protokół przekazania dokumentów
Wsparcie techniczne
Stała opieka nad wdrożonym systemem. Reagujemy na zgłoszenia, rozwiązujemy problemy i wprowadzamy niezbędne modyfikacje.
Oferujemy różne pakiety wsparcia — od podstawowej pomocy zdalnej po pełną opiekę administratorską z gwarantowanym czasem reakcji.
- Pomoc zdalna w dni robocze
- Diagnoza i rozwiązywanie problemów
- Aktualizacje systemu
- Raport miesięczny z działań
- Priorytetowa obsługa zgłoszeń
Optymalizacja procesów
Dla firm, które już korzystają z systemów elektronicznych, ale chcą zwiększyć ich efektywność. Analizujemy wykorzystanie narzędzi i proponujemy usprawnienia.
Często okazuje się, że dostępne funkcje nie są w pełni wykorzystywane lub że procesy można znacząco uprościć.
- Analiza wykorzystania obecnego systemu
- Benchmarking procesów
- Propozycje automatyzacji
- Wdrożenie usprawnień
- Pomiar efektów
